Trong 3 năm trở lại đây, chạy bộ phong trào ở Việt Nam ngày càng phát triển, cùng với đó là sự ra đời của nhiều giải chạy từ Marathon, ultra Marathon với đủ thể loại: Road, trail, chạy đêm, v.v… Đi cùng sự xuất hiện của nhiều giải chạy thì theo đó nhu cầu về chất lượng tổ chức các sự kiện chạy bộ ngày càng được yêu cầu cao hơn, đảm bảo đem đến những trải nghiệm tốt nhất cho runner nhưng không quên đi yếu tố an toàn và tính chất thử thách để tăng độ hấp dẫn của giải.
Với những yếu tố đó, vai trò và nhiệm vụ của một Race Director (giám đốc đường chạy) là vô cùng quan trọng và nắm giữ nhiều điểm trọng yếu để góp phần sự thành công cho một giải chạy.
Mời bạn đọc cùng theo dõi nội dung cuộc phỏng vấn giữa Goccualien.com với anh Feddy Phạm – Race Director “đời đầu” và là Race Director của nhiều giải chạy Marathon ở Việt Nam; đồng thời là người sáng lập câu lạc bộ Sunday Running Club; để hiểu thêm về vai trò, nhiệm vụ thực sự của một Race Director – những điều mà runner không thể thấy trong một giải chạy!
Chào Anh Feddy, anh có thể chia sẻ tóm tắt chặng đường đến với thể thao của mình cho độc giả Goccualien.com không ạ? (Cái duyên gì dẫn anh đến với đam mê chạy bộ? Cũng như chặng đường từ trước khi thành lập câu lạc bộ SRC – 1 trong 3 câu lạc bộ chạy bộ đầu tiên & lớn nhất ở Việt Nam, rồi làm việc ở Pulse Active, Decathlon, và sau đó là Race Director toàn thời gian).
Fed đam mê thể thao, thích vận động từ nhỏ với các hoạt động như võ thuật, đá cầu, đá banh, bóng rổ… Tuy nhiên chỉ bén duyên với chạy bộ từ năm 2009-2010 khi đi du học ở Singapore và thấy nhiều sinh viên, dân văn phòng hì hục lao vào phòng gym, ra sân vận động, công viên chạy bộ sau giờ tan làm. Vậy là mình cũng kiếm một đôi giày chạy cũ ở khu chợ trời và bắt đầu với những quãng đường ngắn vài trăm mét cho đến 2 – 3 km.
Cho đến năm 2011 khi có dịp trở về Việt Nam làm việc và tham gia các giải chạy từ thiện Fun Run 5km của Terry Fox và BBGV và một số giải 10km ở Vũng Tàu, Phú Quốc, leo dọc tòa nhà Bitexco… Fed nhận thấy đây là một môn thể thao dễ chơi, dễ bắt đầu và không cần phải phụ thuộc bất kì ai, có thể chơi mọi lúc, mọi nơi, trên máy treadmill, trong sân vận động, công viên, ngoài đường phố. Do đó Fed lên ý tưởng thành lập một câu lạc bộ chạy bộ tại TP.HCM để tập trung các thành viên có cùng đam mê, sở thích và phát triển phong trào chơi bộ môn này.
SRC được thành lập từ đầu năm 2013 với vỏn vẹn vài thành viên, cho đến nay sắp tròn 10 năm. Đã có hơn 16,000 thành viên trên Facebook group trải dài từ Bắc vào Nam. Lúc đó cũng là lúc Fed rời công việc ở công ty quảng cáo của Mỹ để đầu quân cho Pulse Active, tổ chức thành công giải chạy HCMC Run cuối năm 2013 với điểm nhấn là cầu Phú Mỹ (tiền thân của HCMC Marathon bây giờ), sau đó là các giải Danang International Marathon, Color Me Run, Prisma Run và HCMC Run các mùa tiếp theo kiêm nhiệm nhiều vị trí khác nhau như: Quản lý khách hàng, nhà tài trợ; hỗ trợ vận hành đường chạy.
Với kinh nghiệm thực địa tham gia trong các khâu tổ chức, Fed cùng các thành viên Core team của SRC bắt đầu tổ chức các giải chạy cộng đồng như Hồ Đá Trail 2015, 2016; Cần Giờ Marathon 2015, 2016; Long Hải Summer Marathon 2015; Thảo Điền Ultra Run 2016 cũng như hàng loạt các training camp (trại tập huấn) dẫn đoàn số lượng xấp xỉ 100 runners đến các địa điểm trail xa thành phố tập luyện như núi Chứa Chan, Thác Mai, núi Dinh, rừng Nam Cát Tiên, Đà Lạt…
Đến năm 2017-2018 Fed có cơ hội tích lũy thêm kinh nghiệm tổ chức giải khi tham gia vào ekip tổ chức chuyên nghiệp của Sunrise Event như giải 03 môn phối hợp Ironman 70.3 Đà Nẵng dưới vai trò Trợ lý Giám đốc dự án và Techcombank Ho Chi Minh City International Marathon dưới vai trò Quản lý đường chạy và phụ trách lead nhóm dẫn tốc (pacer) của giải. Ngoài ra, cuối năm 2018 cũng đánh dấu sự ra đời của giải chạy địa hình La An Ultra Trail do SRC tổ chức quy mô lên đến 1,500 runners được cộng đồng đón nhận nồng nhiệt.
Năm 2019 là năm Fed mở rộng sự kết nối với bộ môn chạy bộ và cộng đồng thông qua công ty sản xuất, bán lẻ đồ dùng thể thao của Pháp với vị trí Quản lý ngành hàng chạy bộ, đi bộ tại cửa hàng Decathlon đầu tiên tại TP.HCM trong Aeon Mall Tân Phú với mong muốn đem đến những sản phẩm chạy bộ chất lượng, giá cả phải chăng đồng thời kết nối với cộng đồng thông qua việc tài trợ cho các giải marathon lớn, phối hợp với các đối tác để tổ chức workshop chia sẻ kinh nghiệm chuẩn bị cho các giải marathon, giải chạy địa hình, kinh nghiệm tránh chấn thương, hồi phục cơ sau giải cũng như làm việc trực tiếp với các ambassador (đại sứ nhãn hàng) xuyên suốt các chiến dịch gắn liền với các giải chạy bộ.
Từ năm 2019 tới 2021, vai trò Race Director (Giám đốc đường chạy) thực sự được tôi rèn và thử thách qua giải Mekong Delta Marathon Hậu Giang, Pocari Sweat Run hay Bà Đen Mountain Marathon lần đầu tiên được tổ chức.
Năm 2022 chứng kiến sự chuyển mình mạnh mẽ và bùng nổ của các giải chạy sau đại dịch với vô số các giải được tổ chức sát nhau, đem đến nhiều sự lựa chọn cho runners, Fed may mắn được đồng hành tiếp tục với Nexus Sports Event để mang đến những trải nghiệm race thú vị cho cộng đồng runners tại giải Bến Tre Marathon, Mekong Delta Marathon mùa thứ 3, giải chạy Đất Mũi Marathon Cà Mau cũng như giải Đất Sen Hồng Marathon Đồng Tháp.
Thần tượng của anh trong giới chạy bộ? Câu trích dẫn mà anh ưa thích nhất?
Fed không thần tượng bất kỳ nhân vật nào mà luôn tìm thấy được những điểm hay từ các bạn runners trong cộng đồng, các vận động viên chuyên nghiệp trong nước và thế giới để mình có thể học hỏi, rút kinh nghiệm cho chính bản thân mình trong quá trình tập luyện và tham gia giải.
Về câu nói ấn tượng nhất đối với Fed có thể kể đến lời trích dẫn của ông Dave McGillivray – Tác giả viết sách; Nhà gây quỹ từ thiện; Giám đốc đường chạy trong suốt hơn 20 năm cho giải Boston Marathon danh giá: “The only way you can truly fail in life is to not try at all” tạm dịch “Điều duy nhất có thể làm bạn thất bại trong cuộc sống này là không dám thử, ngại dấn thân”.
Ngoài ra còn một câu của Abraham Lincoln – vị tổng thống thứ 16 của Hiệp chúng quốc Hoa Kỳ có thể áp dụng trong việc chuẩn bị tổ chức giải nói riêng cũng như các công việc khác trong cuộc sống cá nhân “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe” tạm dịch “Nếu tôi có 6 giờ để đốn hạ một cái cây, tôi sẽ dành ra 4 giờ đầu để mài sắc lưỡi rìu”.
Vai trò của Race Director trong 1 giải chạy? (Tư vấn, vẽ, đo đường chạy và quyết định giờ xuất phát của các cự ly?…).
Thật ra Race Director (RD) vẫn là một title công việc khá mới trên thị trường nên đa phần những hình dung và mường tượng của những runners tham gia giải về vai trò của title này đâu đó vẫn chưa đầy đủ và toàn diện. Tùy vào cơ cấu, cấu trúc của doanh nghiệp/công ty tổ chức sự kiện, nhãn hàng và mục tiêu tổ chức giải, nhiệm vụ “tối thượng” của Race Director có thể tóm gọn lại là: đảm bảo tất cả runners tham gia giải về đích an toàn, xinh tươi, có được trải nghiệm tốt trước/trong và sau khi tham gia giải. Để có thể hoàn thành được nhiệm vụ đó thì scope công việc của Race Director có thể được list ra như sau:
- Lên ý tưởng ban đầu về một số nội dung xoay quanh 5W-1H (Why, Who, What, Where, When) và How much: Mục tiêu tổ chức giải là gì? Giải hướng tới phục vụ đối tượng runners nào (newbie, runner tập luyện thường xuyên hay giới vận động viên tuyển); Format giải chạy (marathon đường trường hay chạy địa hình đồi dốc, chạy cự ly ngắn, trung bình hay dài, trong nhà hay ngoài trời, có tính giờ hay không, bao gồm những cự ly nào, số lượng vận động viên hướng đến là bao nhiêu); Địa điểm tổ chức ở đâu, tên của giải có gắn liền với địa phương nhất định nào không?; Thời gian tổ chức vào tuần nào, tháng mấy, có trùng với các sự kiện khác hay không? Thời gian xuất phát, các mốc cut-off của các cự ly; Tư vấn mức phí đăng ký các cự ly qua nhiều giai đoạn cho tới cấu trúc giải thưởng theo chuyên nghiệp/phong trào, độ tuổi, giới tính, hội nhóm, tập thể…
- Phần quan trọng nhất chắc chắn liên quan đến việc thiết kế, khảo sát, đo đạc đường chạy, cự ly, COT (cut-off time); phân bổ các trạm nước, y tế sao cho hợp lý tùy điều kiện thời tiết và địa hình nơi tổ chức hướng đến việc hài hòa các yếu tố sau (5 ĐỦ): ĐỦ an toàn cho vận động viên (luôn được đặt lên hàng đầu); thuận lợi cho việc chặn đường, điều phối, phân luồng giao thông của lực lượng Công an và Cảnh sát giao thông, Dân quân…; ĐỦ đồ tiếp tế cho vận động viên trên đường chạy qua việc bố trí số lượng các trạm nước, y tế và các hạng mục có tại trạm (nước suối, nước điện giải, chuối, dưa hấu, chai xịt giảm đau, mút xốp, đá ướp lạnh… cùng một số hạng mục khác tùy quy mô mỗi giải); ĐỦ hỗ trợ từ lực lượng crew không thể thiếu của giải; ĐỦ thử thách, trải nghiệm độc đáo dành cho vận động viên tham gia; và cuối cùng là phải ĐỦ cự ly, điều mà đa số runners luôn trăn trở khi cán vạch về đích nhìn vào đồng hồ xem đã đủ tròn cự ly chạy 5km, 10km, 21.095km và 42.175km chưa 🙂
- Sau khi chốt sơ khởi đường chạy cũng như sơ đồ bố trí khu vực Xuất phát/Về đích, khu vực expo, sân khấu, nhà lều của giải, RD sẽ cùng với Ban tổ chức (BTC) làm việc chặt chẽ với các Cơ quan ban ngành địa phương tổ chức (Sở Văn hóa – Thể thao, Công An, Cảnh sát giao thông, Y Tế, Tỉnh Đoàn, Điên lực, Cấp nước, Vệ sinh đô thị, Bảo vệ, Trọng tài chuyên môn….) để có những điều chỉnh hợp lý nhằm hoàn thiện hơn đường chạy.
- Lên kế hoạch tuyển chọn/tập huấn cho đội ngũ nhân sự tham gia tổ chức giải và là đầu mối làm việc với địa phương/đối tác cung cấp nhân lực để có được những nhân sự tốt nhất phục vụ cho các hoạt động liên quan: đôi ngũ crew, volunteer địa phương, đội dẫn tốc (pacer), nhân viên hỗ trợ (supporter)…
- Lên kế hoạch rải (trước giải) và thu gom (sau giải) các hạng mục trên đường chạy, trạm nước/y tế bao gồm chi tiết hạng mục nào, thứ tự, số lượng, thời gian và nhân sự phụ trách.
- Lên phương án vận hành cho chuỗi ngày tổ chức giải, các kênh liên lạc chính giữa các thành viên của BTC, kế hoạch dự phòng cho tình huống khẩn cấp, cấp cứu, bất khả kháng… thông thường là 3-7 ngày setup, 1-3 ngày expo diễn ra trước giải và 1-2 ngày sự kiện chính với các cự ly được triển khai (tùy quy mô giải).
- Hỗ trợ, giới thiệu các nhà tài trợ tiềm năng cho giải dựa trên mối quan hệ, network của mình và mức độ cần thiết, phù hợp của các sản phẩm tài trợ đối với runners tham gia giải.
- Làm việc chặt chẽ với đối tác tính giờ và đối tác chụp hình/quay phim để chốt các địa điểm đặt thảm tính giờ, bố trí cameraman xuyên suốt đường chạy để ra lò những shot hình đẹp lung linh cho runners.
- Tư vấn, góp ý cho BTC về tên giải, tên miền website, bộ nhận diện thương hiệu cũng như các thiết kế liên quan đến giải.
- Cuối cùng là hoàn thành các báo cáo kèm hình ảnh minh họa sau giải tổng hợp những điểm đã làm tốt, bên cạnh đó là điểm cần cải thiện, những gợi mở trên tinh thần xây dựng để rút kinh nghiệm cho giải năm sau và các giải khác trong hệ thống.
Để tổ chức 1 giải chạy, Race Director sẽ tham gia vào từ khi nào và từ lúc join vào đến lúc event thực sự kết thúc là bao lâu (mấy tháng). Các phần việc/ team cần chuẩn bị là gì?
Thông thường với các sự kiện quy mô lớn (>5,000 vận động viên) và thực hiện ở các địa phương xa với Thành phố, đặc biệt là được tổ chức lần đầu tiên thì thời gian chuẩn bị sẽ cần dài hơn các giải khác. Khoảng thời gian chất lượng để có thể tổ chức một giải rơi vào khoảng từ 9-12 tháng. Công việc của Race Director bắt đầu từ những ý tưởng sơ khai nhất về giải chạy, liên quan đến 5W-1H Fed đã đề cập ở trên.
Ngày race, kết thúc sự kiện có phải là khi nhiệm vụ của Race Director cũng kết thúc?
Tới thời khắc cut-off time của cự ly dài nhất 42.2km, BTC có thể phần nào nhẹ nhõm khi nhận thông báo từ sweeper chốt đoàn là tất cả các vận động viên đã về đích an toàn. Tuy nhiên, nhiệm vụ của RD vẫn còn kéo dài 1-2 tuần sau giải liên quan đến các báo cáo, các quyền lợi dành cho đội ngũ crew, pacers, supporter của giải cũng như các cuộc họp tổng kết nội bộ rút kinh nghiệm và lên kế hoạch sơ bộ cho giải mùa tiếp theo.
Vấn đề block đường luôn là 1 vấn đề nổi cộm, được chú ý tại các giải chạy. Thỉnh thoảng BTC sẽ nhận được phản hồi phàn nàn từ người chạy. Dưới góc nhìn của Race Director, anh có chia sẻ gì về vấn đề này.
Như Fed có đề cập ở trên, sư an toàn của vận động viên luôn được BTC đặt lên ưu tiên hàng đầu, do đó các buổi làm việc với chính quyền địa phương, đặc biệt là lực lượng Công an, Cảnh sát giao thông trước giải đóng vai trò cực kỳ quan trọng hướng tới kế hoạch chi tiết đóng/mở từng giao lộ, ngã 3-4, từng cây cầu; điều phối, phân luồng giao thông và bố trí nhân sự từng đoạn đường, từng điểm nóng giao thông vận động viên sẽ chạy qua. BTC sẽ khó mà tránh khỏi lời phàn nàn ít nhiều về vấn đề đường chạy có được block hoàn toàn hay không, vận động viên có chạy chung với xe máy hay không, đều phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Các tuyến đường nếu vận động viên có chạy qua Quốc lộ thì đường sẽ không đóng hoàn toàn nhằm đảm bảo giao thông được thông suốt giữa các tỉnh cận kề, khi đó lực lượng CSGT sẽ phải đêìu phối các chốt quan trọng nơi có đoàn vận động băng/cắt qua đường, hoặc tại các vòng xuyến, ngã 3.4 trọng điểm.
- Sự ủng hộ của người dân địa phương: điều này dễ nhận thấy ở mức độ phàn nàn, khó chịu của người dân địa phương ở những nơi giải mới được tổ chức lần đầu do đa phần họ chưa ý thức được để có được lợi ích chung cho địa phương, cho tỉnh nhà thì việc mất một chút thời gian, bất tiện một chút khi phải né đường này, tránh đường kia, lưu thông theo sự chỉ dẫn của lực lượng CSGT và BTC giải là một điều gì đó rất dễ thực hiện. Áp lực giao thông sẽ giảm đi nhiều nếu BTC nhận được sự ủng hộ của người dân địa phương trong việc đi lại theo kết hoạch đóng đường của BTC đề ra.
- Công tác truyền thông của chính quyền địa phương: truyền thông về kế hoạch tổ chức giải, về việc đóng/mở đường, hạn chế đi lại, điều chuyển hướng đi của các loại phương tiện tham gia giao thông trên tuyến đường chạy của giải.
- Việc tính toán giờ xuất phát, về đích, COT của các cự ly, tại các mốc cụ thể và tại finish line: không có công thức nào hoàn hảo, RD phải đưa ra được các mốc thời gian phù hợp nhất, dễ triển khải nhất cho từng giải cụ thể, ở địa phương cụ thể với nguồn lực cụ thể.
- Sự phối hợp chặt chẽ, triển khai đồng bộ, linh hoạt của lực lượng Công an, CSGT địa phương trong ngày chạy theo kế hoạch đã đề ra và duyệt trước đó.
- Nguồn lực của BTC: liên quan đến nhân lực (nhân sự liên quan đến an ninh đường chạy trải dài khắp các cung đường chạy); vật lực (các loại hàng rào barrier cứng, cọc nón, dây marker, đèn cảnh báo…) của mỗi giải là khác nhau.
Nhiệm vụ của RD là hài hòa tất cả những đối tượng trên bằng việc đặt mình vào vị trí của họ để suy nghĩ và phản ứng, quan trọng nhất vẫn là luôn hướng đến một mục tiêu chung nhất: giải diễn ra thành công, tất cả vận động viên đều về đích an toàn, không có ai gặp vấn đề về giao thông, đường chạy sớm được mở và cuộc sống của người dân địa phương sớm trở lại bình thường.
(Hết phần 1. Xem thêm: Trò chuyện với Feddy Phạm – Race Director của nhiều giải marathon ở Việt Nam (part 2)
No Comments